5 erste Schritte auf dem Weg zu Ihrem erfolgreichen Event - NP Events & More - exklusive Eventagentur im Rhein-Main-Gebiet
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5 erste Schritte auf dem Weg zu Ihrem erfolgreichen Event

Erfolgreiches Event planen organisieren

5 erste Schritte auf dem Weg zu Ihrem erfolgreichen Event

5 erste Schritte auf dem Weg zu Ihrem erfolgreichen Event

Um ein erfolgreiches Event auf die Beine zu stellen, sind wichtige Planungsschritte vorab essenziell. Ihre Veranstaltung soll schließlich eine gelungene Gelegenheit sein, ihre Gäste ab der ersten Minute zu beeindrucken und somit für positiven Gesprächsstoff zu sorgen.

Das wiederum ist letztlich das Tor zu Ihren ersten Kunden. Und ganz ehrlich: Digitalisierung hin oder her, nichts geht über den persönlichen Kontakt und die persönliche Weiterempfehlung. Stimmt’s?

Doch was sind eigentlich die 5 wichtigsten Schritte, die Sie als Erstes auf dem Weg zu Ihrem erfolgreichen Firmenevent planen sollten?

  • Anlass des Events

Nehmen Sie sich Zeit für Ihr Konzept und setzen Sie sich in Ruhe (gemeinsam mit einem ausgewählten Team) hin, um sich folgende Fragen zu stellen:

  • Welche Erwartungen habe ich an meine Veranstaltung?
  • Welches Ergebnis möchte ich nach dem Event erreicht haben?
  • Was ist das Ziel, dass ich mit meiner Veranstaltung verfolge?

Dadurch gewinnen Sie Klarheit und Ihnen wird es leichter fallen, Ihre Ziele zu erreichen und Ihre Veranstaltung zielgerichtet zu organisieren.

  • Definieren Sie Ihre Gästeliste

Ihre Gästeliste ist nämlich im Grunde nichts anderes, als Ihre Zielgruppe. Also, eine Mischung aus Personen, die künftig die Ideal- oder Wunschkunden Ihres Unternehmens, Ihres Restaurants, Ladengeschäfts oder Hotel bilden und Multiplikatoren, die Ihre Geschäftsidee mit Begeisterung nach außen tragen.

Fragen Sie sich also:

  • Wen möchten Sie einladen?
  • Wen möchten Sie mit Ihrem Event ansprechen?

Beziehen Sie dabei auch unbedingt (Micro-)Influencer, lokale Prominenz und Presseleute mit ein. Erstgenannte werden gerne erscheinen, um ihr Prestige und soziales Engagement zu steigern. Scheuen Sie sich also nicht, sie mit in Ihre Eventplanung einzubeziehen.

  • Budgetplanung und Kostenkalkulation

Es erklärt sich von selbst, dass dies einer der wirtschaftlich wichtigsten Punkte ist. Wenn Sie ein junges Start-Up sind, das gerade frisch gründet, sollten Sie keine ,,Million-Dollar-Party“ schmeißen. Heißt: überlegen Sie sich, wie Sie ein Event veranstalten können, das im Rahmen Ihrer finanziellen Möglichkeiten liegt.

Auf unserer NP-Events Facebook-Seite geben wir dazu ein paar Tipps, denn es gibt für jedes Budget eine passende Möglichkeit ein exklusives, unvergessenes Event zu schaffen. Sie brauchen lediglich ein paar Zutaten: Ideenreichtum, Kreativität und Strategie.

Wenn Sie sich mit diesen Eigenschaften schwertun, bilden Sie ein Team. Sie wissen ja, wenn mehrere Köpfe rauchen, können bahnbrechende Projekte entstehen. Nutzen Sie dies, um gemeinsam für Ihr einzigartiges Event zu brainstormen.

Beziehen Sie folgende Fragen in Ihre Planung mit ein:

  • Wie hoch ist mein Budget, wie viel habe ich zur Verfügung?
  • Wie hoch werden die Kosten sein?

  • Das perfekte Datum – finden Sie Ihren idealen Termin

Es ist von großer Bedeutung für welchen Termin Sie Ihr Event ansetzen. Denn es entscheidet mit darüber, wie viele Gäste am Ende erscheinen. Fragen Sie sich also:

  • Wann soll meine Veranstaltung stattfinden?
  • Habe ich den Veranstaltungstag günstig gewählt und Feiertage sowie Schulferien berücksichtigt?
  • Gibt es lokale Termine oder sportliche Großveranstaltungen, die mit meinem Event Konkurrenz laufen?

Wählen Sie den Tag Ihrer Eröffnung strategisch und Sie werden sehen, dass die Zusagen auf Ihre Einladungen größer sein werden, als zu einem Termin, den Sie nur auf Ihr Unternehmen bedacht gewählt haben.

  • Schaffen Sie Raum – die Wahl der Location

Der letzte Schritt Ihrer 5 ersten Planungsüberlegungen beschäftigt sich mit den Fragen:

  • Wo findet Ihr Event statt?
  • Und wird es eine Eventlocation geben oder werden Sie Ihr Firmengelände, eine Gastronomie etc. wählen?
  • Werden Sie In- oder Outdoor veranstalten?
  • Sind Sie für alle Wetter gerüstet?

Mit diesen Grundplanungen haben Sie eine ideale Basis geschaffen, mit der Sie nun in die weitere Detailplanung für Ihr einzigartiges Event gehen können.

Gerne unterstütze ich Sie dabei! Fragen Sie unverbindlich an und vereinbaren Sie ein kostenfreies Beratungsgespräch, in dem wir Ihre dringendsten Fragen klären.

Ich freue mich auf Sie!

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